Автоматизація сервісного обслуговування та роботи з медичним обладнанням на базі Creatio

Завдання: об’єднати в Creatio процеси продажу, встановлення та сервісного обслуговування медичного й лабораторного обладнання. Автоматизувати роботу зі зверненнями клієнтів, встановленнями, технічним обслуговуванням та відрядженнями сервісних спеціалістів.

Рішення:

1. Побудували єдиний контур обліку обладнання. Реалізували зв’язок обладнання з контрагентом, серійним номером, реалізацією, встановленням та сервісною історією, щоб повна інформація про конкретний прилад зберігалася в одному місці;
2. Автоматизували процес встановлення обладнання. Після відвантаження обладнання система автоматично створює відповідний запис на встановлення та переносить необхідні дані із замовлення й реалізації. Подальша робота проходить за окремою воронкою від підготовки документів до завершення монтажу та навчання;
3. Побудували окремий процес роботи із сервісними зверненнями. Звернення фіксуються із зазначенням обладнання, серійного номера, типу робіт, гарантійного статусу та формату обслуговування. Це дозволяє вести єдину історію взаємодії з клієнтом та конкретним приладом;
4. Автоматизували визначення та контроль сервісних робіт. Система враховує дату наступного технічного обслуговування та автоматично формує задачі для обладнання, яке потребує обслуговування у відповідний період;
5. Реалізували процес відряджень сервісних спеціалістів. Заявку можна створити безпосередньо зі звернення або встановлення обладнання, автоматично перенісши необхідні дані. Відрядження проходить погодження керівником сервісу із фіксацією запланованих і фактичних робіт;
6. Налаштували розмежування даних та ролей. Прив’язали відповідальних користувачів до організаційних ролей і налаштували доступ до інформації відповідно до функцій співробітників;
7. Підготували основу для подальшої автоматизації закупівель і роботи з тендерами. Передбачили інтеграцію із SmartTender, підготовку документації та передачі даних між системами.

Результат: створили єдиний CRM-контур для роботи з медичним та лабораторним обладнанням, від продажу та відвантаження до встановлення, сервісного звернення й технічного обслуговування. Creatio адаптували під специфіку сервісної роботи Empirica, де важливо відстежувати не лише клієнта, а й конкретний прилад, його серійний номер, гарантію, історію обслуговування та пов’язані виїзди спеціалістів. Це дозволило об’єднати комерційний і сервісний контури в єдиній системі