Если вы еще не читали нашу статью-расследование о том. почему надо срочно свалить с рашистских CRM, то очень рекомендуем.
Шаг первый - определиться с тем, что мы хотим.
Наверно слово "цель" в данной задаче звучит сильно пафосно, но нам реально важно определиться с сутью задачи. Иначе рискуем сделать слишком много лишнего. Думаю, что в данном случае цель общая вот прямо для всех компаний:Перенести как можно больше полезных данных, потратив как можно меньше на это денегСогласны? Тогда идем дальше.
Шаг второй - просеять данные.
Обратите внимание, что мы хотим перенести "как можно больше полезных данных". Что мы считаем полезными данными? Это данные, которые позволят нам в будущем, в новой CRM, конвертировать их на прямую или косвенно в деньги.Почему это важно? Потому что каждый объект, который вы захотите перенести - это деньги, которые вы заплатите за перенос. Лучше эти деньги потратить на рекламу ваших услуг и получить еще одного клиента.Чтобы вам было легче делать "отсев бесполезных данных", то рекомендуем сделать приблизительно такую Гугл табличку.
Разделить все данные, которые у вас есть в текущей CRM на 2 колонки.
Подсказка, чтобы вам было легче принять решение - назовите вторую колонку "Малополезные данные". Потому что для настоящего хозяина нет бесполезных данных).
Возможно еще у вас возник вопрос: "А почему для переноса необходимо аж 25 часов?". Объясним, смотрите, чтобы перенести только контакты, необходимо:
- создать каждое поле контакта
- прописать тип поля (дата; текст; числовое значение; формула и т.п.)
- прописать условие отображения поля (можно редактировать; только просмотр и т.п.)
- прописать права доступа к полю
- проверить файл импорта
- импортировать (именно этот пункт занимает 5-10% от общего объема)
Шаг третий - подготовиться к экспорту данных.
Если у вас Б24 или АМО, то вы не сможете выгрузить все данные. К сожалению экспорт данных продуктов ограничен.Официальные документы Б24 говорят, что вы сможете выгрузить:
- лиды и сделки
- счета и предложения
- контакты и компании
- товары
Для AMO вы сможете выгрузить:
- сделки
- покупателей и контакты
- компаний
Какие есть альтернативные способы "копирования" данных, если базовые не могут выгрузить то, что вам надо:
- скриншоты. Когда вы массово фотографируете экран с нужными вам данными. Кстати в 80% случаях менеджеры, которые переходят в работать в другую, но аналогичную компанию, делают именно так.
- через API. Дорогой и долгий способ. Но есть кейсы, когда решение не позволяет делать экспорт объекта, но позволяет подключиться к объекту по API. И через запросы получить нужную информацию.
- через сохранение HTML страницы (особенно это полезно, когда вы хотите сохранить большое количество комментариев или каких-то пометок)
- через копирование всего текста, приблизительно вот так (да, там будет много мусора):
Шаг четвертый - определить возможности импорта вашей CRM.
Давайте разберем пару, для примера.Если у вас Creatio и/или OneBox, то вы можете импортировать, по сути, все. Так как у вас будет конструктор импорта данных.
Вот так например выглядит импорт в Creatio от Terrassoft:
После загрузки файла вы должны будете сделать связку колонок:
Шаг пятый - подготовка файла импорта и сам импорт.
Чтобы файл загрузить, необходимо убедиться, что он подходит под требования импорта (у каждой системы эти требования отличаются). У вас есть выбор:- подготовить файл самостоятельно. Если у вас или у ваших сотрудников есть время, то это бесплатно
- передать интеграторам, но это займет дополнительное время, которое надо будет оплатить.
Большинство систем описывает в свой базе знаний правила подготовки данных и процесс импорта. Потому что это основа-основ. Поэтому мы рекомендуем рассматривать возможности делать импорт самостоятельно. Это экономит ваши деньги.