Як швидко й економно перейти з Бітрікс і АМО на будь-яку іншу CRM

У цій статті ми опишемо як наша компанія рекомендує переносити дані з російських CRM у будь-яку іншу. При чому ми це зробимо у форматі кейса, щоб вам було легше повторити процедуру.
Якщо ви ще не читали нашу статтю-розслідування про те, чому треба терміново звалити з рашистських CRM, то дуже рекомендуємо.

Крок перший – визначитися з тим, чого ми прагнемо.
Напевно слово “мета” в даному завданні звучить дуже пафосно, але нам реально важливо визначитися із суттю завдання. Інакше ризикуємо зробити занадто багато зайвого. Думаю, що в даному випадку мета загальна ось прямо для всіх компаній:
Перенести якомога більше корисних даних, витративши якомога менше на це грошей
Погоджуєтесь? Тоді йдемо далі.

Крок другий – відсіяти дані.
Зверніть увагу, що ми хочемо перенести “якомога більше корисних даних”. Що ми вважаємо корисними даними? Це дані, які дадуть нам змогу в майбутньому, в новій CRM, конвертувати їх прямо чи опосередковано в гроші.
Чому це важливо? Тому що кожен об’єкт, який ви захочете перенести – це гроші, які ви заплатите за перенесення. Краще ці гроші витратити на рекламу ваших послуг і отримати ще одного клієнта.
Щоб вам було легше робити “відсів непотрібних даних”, то рекомендуємо зробити приблизно таку Гугл табличку:

Розділити всі дані, які у вас є в поточній CRM на 2 колонки.
Підказка, щоб вам було легше прийняти рішення – назвіть другу колонку “Малокорисні дані”. Тому що для справжнього господаря немає непотрібних даних 🙂

Можливо ще у вас виникло запитання: “А чому для перенесення необхідно аж 25 годин?”. Пояснимо, дивіться, щоб перенести лише контакти, необхідно:

  • створити кожне поле контакту
  • прописати тип поля (дата; текст; числове значення; формула тощо)
  • прописати умову відображення поля (можна редагувати; тільки перегляд тощо)
  • прописати права доступу до поля
  • перевірити файл імпорту
  • імпортувати (саме цей пункт займає 5-10% від загального обсягу)

Крок третій – підготуватися до експорту даних.
Якщо у вас Б24 або АМО, то ви не зможете вивантажити всі дані. На жаль, експорт даних продуктів обмежений.
Офіційні документи Б24 кажуть, що ви зможете вивантажити:

  • ліди та угоди
  • рахунки та пропозиції
  • контакти і компанії
  • товари

Але також кнопка експорту є в розділі “Завдання і проєкти”. Тільки проблема, що вивантаження має ось такий вигляд:

(по суті даремно). Про те, як зробити експорт із Б24, описано ось тут: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/1489089/ (найімовірніше, відкривати треба буде через VPN або Tor, оскільки це .ru домен).

Для AMO ви зможете вивантажити:

  • угоди
  • покупців і контакти
  • компанії

Але в AMO є важливе обмеження – щодо вивантаження даних, понад 500 об’єктів ( карточок) за раз. Це означає, що 10 000 угод ви будете вивантажувати 20 разів. Способи експорту даних в AMO описані тут: https://www.amocrm.ru/support/export

  • Які є альтернативні способи “копіювання” даних, якщо базові не можуть вивантажити те, що вам треба:
  • скріншоти. Коли ви масово фотографуєте екран з потрібними вам даними. До речі, у 80% випадках менеджери, які переходять працювати в іншу, але аналогічну компанію, роблять саме так.
  • через API. Дорогий і довгий спосіб. Але є кейси, коли рішення не дає змоги робити експорт об’єкта, але дає змогу підключитися до об’єкта через API. І через запити отримати потрібну інформацію.
  • через збереження HTML сторінки (особливо це корисно, коли ви хочете зберегти велику кількість коментарів або якихось позначок)
  • через копіювання всього тексту, приблизно ось так (так, там буде багато сміття):

Крок четвертий – визначити можливості імпорту вашої CRM.
Давайте розберемо кілька, для прикладу.
Якщо у вас Creatio і/або OneBox, то ви можете імпортувати, по суті, все. Оскільки у вас буде конструктор імпорту даних.
Ось так, наприклад, виглядає імпорт у Creatio від Terrassoft:

Після завантаження файлу ви повинні будете зробити зв’язку колонок:

Оскільки варіативність CRM дуже велика, то необхідно дивитися конкретно на ваш продукт. Навіщо вам розуміти можливості імпорту вашої системи? Щоб перейти до фінального кроку.

Крок п’ятий – підготовка файлу імпорту і сам імпорт.
Щоб файл завантажити, необхідно переконатися, що він підходить під вимоги імпорту (у кожної системи ці вимоги відрізняються). У вас є вибір:

  • підготувати файл самостійно. Якщо у вас або у ваших співробітників є час, то це безкоштовно.
  • передати інтеграторам, але це займе додатковий час, який треба буде оплатити.

Більшість систем описує у свій базі знань правила підготовки даних і процес імпорту. Тому що це основа-основ. Тому ми рекомендуємо розглядати можливості робити імпорт самостійно. Це економить ваші гроші 🙂