Автоматизація внутрішніх заявок та погоджень

Регулярні та повторювальні задачі мають досить чітки патерни та сценарії. Ми проаналізували сотні бізнес-процесів десяток компаній, мета котрих була: “Автоматизація та спрощення рутиних задач” і розробили набір рішень, які можна впроваджувати в форматі “as is”, бех ємкої адаптації. Ми структурували ці рішення у чотири основні категорії:

1. 📄 Погодження документів для підписання:

Один із набільших “пожирачів” часу та ресурсу керівників – погодження документів, які несуть юридичну й операційну відповідальність. Рішення включає підпроцеси роботи з документами:

• сам процес погодження;
• процес підписання (в т.ч. КЕП/ЕЦП);
• ведення електронного реєстру та автоматизація перепідписань

2. 💰 Погодження витрат та формування плану оплат:

Фінансові зобовʼязання потребують чіткої структуризації та прозорості. Рішення включає:

• формування заявок на оплату та їх погодження;
• ведення реєстрів рахунків по типам оплат та контрагентам;
• контроль виконання забовʼязань;

3. ⏳ Операційні погодження:

Це все, що стосується тимчасової відсутності співробітників:

• реєстр та погодження лікарняних, відряджень, відпусток;
• управління балансом оплачуваємих вихідних;
• спрощення процесу компенсацій та виплат;

4. 🚚 Автоматизація закупівель та роботи з постачальниками:

Закупівлі часто забирають надто багато часу через відповідальність та важливість процесу. Ми вирішуємо це за допомогою:

• автоматизація створень та проведення електронних тендерів;
• автоматизація процесу підбору постачальників;
• повна оцифровка та автоматизація процесів регулярних закупівель та постачань;

1. Погодження зовнішніх документів для підписання

Вашій компанії не потрібні просто «погоджені документи». Вашій компанії потрібні вчасно підписані (або перепідписані) документи з гарантованим доступом до електронної або фізичної копії – і все це з мінімальними витратами часу та людського ресурсу. Саме тому наше рішення побудоване навколо трьох ключових підпроцесів, які разом формують цілісний, ефективний цикл роботи з документами:

1.1. спочатку все, що стосується процесу погодження, додаткові можливості, які ви можете використовувати:

• побудова сценаріїв погоджень (в залежності від типу документів; пріоритетів; та склад команди погоджень);
• допущення до керівника, тільки при факті відсутності зауважень зі сторони інших учасників погодження;
• ведення версій документів, що погоджуються;
• спрощена модель погодження або відхилення документів, можливість опрацьовувати процес через мобільний додаток;
• управління таймінгами та строками процесу;

1.2. життєвий цикл підписання, та фішки автоматизації:

• управління таймінгами та фактом підписання документів;
• підписання документів через КЕП/ЕЦП прямо із CRM (без переходу в сервіс);
• контроль та автоматизація відправлень документів через поштові служби;

1.3. ведення електронного реєстру підписаних документів, та фішки автоматизації:

• ведення реєстру документів з можливістю фільтрувати: по даті створенню та підписання; по відповідальним/відділам; по контрагентам; по типам документів і т.д.
• автоматизація нагадувань та задач в разі необхідності перепідписання документів;
• контроль факту додавання скан-копії та/або посилання на зовнішній сервіс підписання;

2. Погодження витрат та формування плану оплат

Ефективна модель погоджень оплат/рахунків – це модель, яка:

2.1. Виключає прострочення через людський фактор. Рішення дозволяє налаштувати реєстрацію рахунків зі сторони постачальника так, щоб всі забовʼязання автоматично додавалися в спільний реєстр. Якщо забовʼязання прописання в умовах постачань, система дозволяє будувати графік забовʼязань.

2.2. Автоматично враховує умови договору з постачальником. Ви хочете, щоб ваша сторона сплачувала саме в останній день відстрочки або після повного вичерпання кредитного ліміту. Це не проблема, вам необхідно прописати ці умови і привʼязати до постачальника, система врахує пр иформуванні плану платежів.

2.3. Спрощує обробку великої кількості рахунків (50, 100 і більше). Це питання вирішується двома кроками:

• перший – це попередня кваліфікація рахунків. Тобто на відповідальну людину потравляють тільки погоджені рахунки, що принципово зменшує наплив заявок на оплату;
• другий – формується реєстр рахунків. Це коли відповідальна людина погоджує не кожний рахунок окремо, а реєстр, який сгрупований по постачальнику, типу рахунків, типу витрат, сумі і т.д.

2.4. Знижує ризик касових розривів. Рішення дозволяє порівнювати майбутні витрати та прибутки, залишок коштів на рахунку і на базі цього підсвічувати можливість касових розривів.

2.5. Дозволяє працювати з платежами в мобільному додатку, що круто економить час, так як ви можете погоджувати оплати та рахунки в будь якому місці.

2.6. Дозволяє в один клік аналізувати статуси оплат — як виконаних, так і майбутніх. Рішення дозволяє формувати швидкі папки, які не потібно наповнюавти вручну, система автоматично відображає рахунки та платежі у відповідності до статусу.

2.7. Захищає від корупційних ризиків у роботі з рахунками та постачальниками. Ви можете навчити систему:

• аналізувати умови постачань та вартості закуповуємої продукції та порівнювати з фактичною співпрацею для виявлення неспівпадінь;
• запобігати корегуванню цін заднім числом (коли постачання створюють на одну цифру, а фактичні витрати інші);
• формувати реєстр цін та умов постачання, робити порівняльні таблиці між постачальниками;

3. Операційні погодження

Мета операційних погоджень – перевести паперовий обіг внутрішніх документів в електронний формат та максимально спростити процес погодження, зробивши його прозорим і контрольованим. В основі процесу – це “Заявка”, яка автоматично передається на опрацювання у відповідний відділ залежно від свого типу.

3.1. Заявка на відсутність: погодження лікарняних, відпусток, відряджень.

3.2. Заявка на видачу, заміни, ремонт техніки та іншого офісного обладнання.

3.3. Багато інших, можливих типів заявок: на оренду; логістичні послуги; доступ до софту; налаштування робочого місця та інше. В тому числі ви можете налаштувати ваші процеси погоджень через Telegram, якщо ваші операційні працівники не користуються Creatio на постійній основі.

3.4. Погоджуйте безпосередньо з email. Така модель дозволяє не змінювати звичні робочі процеси ваших співробітників і виконувати погодження будь-яких процесів простим вибором результату прямо в email. Відповідальна особа отримує лист, у якому може обрати потрібний варіант погодження. Після вибору результату Creatio отримує відповідний сигнал і автоматично змінює статус у самому процесі.

4. Автоматизація закупівель та проведення тендерів

Рішення дозволяє повноцінно управляти масовими та стратегічними закупівлями через окремий процес. налаштування включають такі можливості:

• створення централізованих або масових закупівель із індивідуальними правилами, термінами та відповідальними особами;
• інтеграція з зовнішніми каналами комунікації (наприклад, Telegram, Email, вебпортали) для автоматичного інформування учасників про старт закупівель та збір заявок;
• публікація оголошень про закупівлі у відкритому чи обмеженому доступі для залучення постачальників;
• прийом заявок від постачальників через електронні форми з попередньою валідацією;
• проведення редукціонів (зниження ціни в реальному часі) для підвищення конкуренції та досягнення найкращих умов;
• протоколювання всіх дій та етапів закупівель для забезпечення прозорості та можливості аудиту;