Послуга інтенсивного пілотного запуску Creatio

Кому підійде «Послуга інтенсивного пілоту Creatio»?

Якщо ви впізнаєте себе хоча б в одному з пунктів нижче – ця послуга буде для вас максимально доречною:

• ви бачите ризики саботажу з боку співробітників або вже мали невдалий запуск CRM;
• у вас понад 20 користувачів, і як керівник ви не маєте достатньо часу для їх супроводу та підтримки;
• частина команди має низький рівень цифрової зрілості або мінімальний досвід роботи з CRM;
• більшість співробітників працює дистанційно;
• проєкт є стратегічним, і помилка в запуску може коштувати дорого.

В чому ключова цінність послуги?

Спробуємо пояснити це математично: в середньому одному співробітнику потрібно 120–240 хвилин інтенсивної уваги, щоб впевнено освоїти нову CRM-систему. Час значно зростає за наявності ускладнюючих факторів:

• спротив змінам → ×2–×3 до витрат часу;
• низький рівень цифрових навичок → ×1,5–×2;
• дистанційний формат роботи → ×1,5–×2;

Тепер простий розрахунок: 20 співробітників × 240 хв × коефіцієнт 2 = 9600 хвилин, або 160 годин. Це фактично повний робочий місяць керівника, витрачений лише на те, щоб команда адаптувалась до нової системи.

Ми щомісяця запускаємо кілька CRM-проєктів (у цьому можна переконатися, ознайомившись із нашими кейсами). За цей час ми розробили власні методики та технології впровадження, які дозволяють:

• скоротити час адаптації команди;
• мінімізувати навантаження на керівника;
• зменшити ризики саботажу;
• забезпечити контрольований і передбачуваний запуск.

Деталі послуги читайте нижче:

Послуга “Інтенсивного пілоту запуску Creatio” складається із наступних блоків:

Блок 1: Мотивуюча стратегічна зустріч з командою

Мета блоку: зняти напругу, зменшити внутрішній спротив і сформувати усвідомлену підтримку змін ще до початку активного використання системи.

Ми готуємо окрему презентацію для ваших співробітників, де не просто розповідаємо про систему, а задаємо настрій змін. Наша задача – не продати продукт, а сформувати правильне і потрібне нам ставлення до змін для досягнення макисмального результату. Під час зустрічі ми:

• пояснюємо, чому впровадження Creatio – це стратегічний і неминучий крок, спрямований на розвиток компанії;
• показуємо, що зміна робочих навичок – це природна частина професійного зростання, а розвиток напряму впливає на цінність співробітника;
• демонструємо, що спротив змінам завжди призводить до негативних наслідків – як для компанії, так і для самого працівника;
• перекладаємо впровадження з категорії «контроль» у категорію «можливості»;

Блок 2: Інтенсивне онлайн навчання 

Мета блоку: сформувати у співробітників базове розуміння майбутнього продукту та зняти внутрішню напругу й страх перед новою системою («я не впораюсь», «це складно», «я щось зламаю»). Ми не просто показуємо функціонал – ми допомагаємо людям відчути впевненість у роботі з інструментом.

Модель проведення навчання:

• формування групи. Зазвичай група складає до 20 осіб (або інша кількість за погодженням із клієнтом);
• онлайн-сесія тривалістю 1,5 години. Навчання проходить за заздалегідь узгодженим планом у форматі структурованої лекції з демонстрацією;
• моделювання реальних ситуацій. Ми відтворюємо типові робочі кейси компанії та показуємо, як просто й логічно вони вирішуються в Creatio (фокус на практиці);
• запис навчання і база знань. Усі учасники отримують запис сесії для повторного перегляду та самостійного закріплення матеріалую Забезпечуємо формування і накопичення бази знань;

Блок 3: Самостійна робота

Мета блоку: надати співробітникам можливість самостійно відтворити отримані знання, закріпити навички роботи в системі та виявити питання, які виникають у процесі реального використання.

Формат та тривалість:

• тривалість етапу: від 1 до 3 днів після кожної навчальної сесії;
• конкретний таймінг погоджується з клієнтом окремо;
• в цей період команда працює в системі самостійно, фіксуючи запитання та складнощі;

Блок 4: Групова робота з питаннями

Мета блоку: повністю закрити всі запитання, що виникли під час самостійної роботи, та забезпечити впевнене використання Creatio кожним учасником.

На наступний день після етапу самостійної практики проводиться спільна онлайн-зустріч. Під час сесії ми:

• розбираємо всі зафіксовані питання;
• надаємо чіткі та структуровані відповіді;
• демонструємо на практиці, як виконувати конкретні дії в Creatio;
• фіксуємо необхідні правки або уточнення налаштувань;
• збираємо побажання команди щодо можливих покращень системи.

Ми розбираємо кожне питання окремо, без формальних відповідей — з практичною демонстрацією та поясненням логіки роботи. Результат блоку має заключатися в тому, що команда отримує повне розуміння процесів, та механізму експлутаації майбутньої CRM.

Блок 5: Операційна підтримка (формат «Baby Sitting»)

Мета блоку: забезпечити швидкі відповіді на запитання користувачів у період активного старту та не допустити зупинки процесу через невизначеність або технічні труднощі. На цьому етапі ми не просто консультуємо, ми супроводжуємо запуск у режимі підвищеної залученості.

📌 1. Як працює модель підтримки:

а. За проєктом закріплюється окремий спеціаліст;

б. За проєктом фіксується гарантований обсяг часу спеціаліста – 4 години щоденно протягом періоду пілоту (2 тижні). Це означає:

• спеціаліст зарезервований під ваш проєкт;
• він оперативно реагує на запити;
• він не розпорошений на інші завдання;

📌 2. Як розподіляються 4 години.

4 години – це не жорстке вікно типу 09:00–13:00. Це час, який розподіляється протягом робочого дня (09:00–18:00), оскільки питання виникають нерівномірно. Модель побудована так, щоб підтримка була доступна тоді, коли вона реально потрібна.

📌 3. Що, якщо потрібно більше ресурсу спеціаліста?

Якщо обсяг запитів перевищує 4 години – додатковий час погоджується окремо. Якщо протягом дня використано менше 4 годин – невикористаний час залишається на балансі клієнта та може бути використаний пізніше. Таким чином:

• клієнт нічого не втрачає;
• ми гарантуємо залученість;
• гнучкість зберігається.

📌 4. Контроль використання часу.

Облік відбувається прозоро:

• в системі клієнта фіксується витрачений час на задачі;
• формується деталізація виконаних робіт;
• клієнт бачить, на що саме були витрачені години.

Контроль повністю прозорий та керований.

📌 5. Швидкість реакції та відповіді.

Щоб уникнути відчуття «чекайте до завтра», ми встановлюємо чіткі SLA:

• швидкість реакції – до 1 години (зазвичай це 5-15 хвилин, але так як спеціаліст може вирішувати минулу задачу, то беремо 1 годину);
• швидкість надання рішення – до 3х годин.

Такий підхід забпезпечує:

• питання не накопичуються;
• користувачі не зависають;
• процес не зупиняється;

Блок 6: Підготовка індивідуальних текстових інструкцій

Мета блоку: створити персоналізовані інструкції для внутрішньої бази знань та навчити корпоративний ШІ працювати з питаннями, надаючи кваліфіковані та точні відповіді.

Формат інструкцій: інструкції створюються для ключових об’єктів та процесів у системі. Наприклад: Компанії; Завдання; Дзвінки; Ліди; Угоди та пропозиції; Замовлення та рахунки

Чому інструкції готуються після пілоту?

• інструкції формуються після навчання та самостійної роботи команди;
• під час пілоту виникають уточнення та правки, які необхідно відобразити в документації. Якщо підготувати інструкції до пілоту, вони можуть бути втрати актуальність.

Приклад анонімізованої інструкції можете оглянути за посиланням: https://majestic-nephew-738.notion.site/2c64fe14005f80f9b79ff17a2a9078c8