Рішення для автоматизації процесів клінік і медзакладів MEDTECH

Наш досвід роботи з медичними закладами показує, що вартість лідів у вашому напрямку є високою, а їхня якість може не завжди відповідати вартості звернення. Зараз середня вартість некваліфікованого ліда стартує від 20 USD і в окремих нішах може сягати до 200 USD і більше (особливо дорогі ліди в сфері пластичної хірургії, репродуктивній медицині і т.д.). Наше рішення дозволяє побудувати прозору та керовану систему аналітики й обліку маркетингу, яка включає:

а. централізований облік усіх рекламних кампаній. Підключення всіх рекламних джерел в єдину систему для повного контролю маркетингової активності:

• облік усіх активних рекламних кампаній;
• розуміння, які саме кампанії генерують лідів;
• аналіз кількості та якості звернень по кожному джерелу.

б. автоматичний розрахунок вартості клієнта на кожному етапі воронки. Система автоматично розраховує:

• вартість звернення;
• вартість запису / консультації;
• вартість угоди або фактично наданої послуги.

ВАЖЛИВО: Це дозволяє бачити реальну ефективність маркетингу, а не лише кількість лідів.

в. автоматичний розрахунок LTV по кожному джерелу лідів. Не всі дешеві ліди є вигідними. Часто джерела з нижчою вартістю приносять клієнтів лише на одну послугу, тоді як дорожчі канали можуть формувати довгострокових пацієнтів із високим життєвим циклом (LTV). Система дозволяє:

• аналізувати довгострокову цінність клієнтів;
• визначати найбільш прибуткові джерела трафіку;
• приймати рішення на основі прибутковості, а не лише ціни ліда.

г. управління маркетинговими бюджетами та прозора фінансова аналітика. Рішення формує автоматизовану звітність по витратах без необхідності ручного зведення даних маркетингом:

• контроль бюджетів у реальному часі;
• автоматичне зіставлення витрат і результатів;
• мінімізація людського фактору та викривлення даних;
• прозора система аналітики для керівництва та власників бізнесу.

Одна із болей медичних закладів – не прозорість або відсутність управління процесом трансформації Звернень до Ззаписів. Для мінімізації таких втрат необхідно забезпечити:

• 100% інтеграцію каналів комунікації (чати; соц мережі; телефонію; email) з потенційними та існуючими пацієнтами в Creatio;
• кожне повідомлення, дзвінок або інший тип зрвенння має автоматично створювати “Звернення”;
• контроль системою коректності обробки звернень, зокрема:
  • перевірка на відповідність діалоговим скриптам (в т.ч. через підключення AI інструментів);
  • правильне визначення відповідальним статусу звернення;
  • недопущення ситуацій, коли пацієнт залишається без відповіді або про нього забувають після первинного контакту.

Ми маємо практичний досвід автоматизації подібних процесів та реалізували найкращі підходи в рішенні MEDTECH.

MEDTECH підтримує два формати відображення календаря записів:

• Календар по днях. Відповідальний за запис бачить розклад за обраний період із можливістю фільтрації записів по лікарях та/або кабінетах. Реалізовано на базі стандартного календаря Creatio.
• Календар по лікарях. Власна розробка MEDTECH, яка дозволяє візуально відображати завантаженість одного або декількох лікарів у межах дня та швидко підбирати оптимальний час запису саме під конкретного спеціаліста.

Якщо вам зручніше працювати із записами у вашій поточній системі, ми можемо забезпечити двосторонню інтеграцію з вашою МІС, зокрема:

• Dr. Eleks;
• Cliniccards;
• МІС на базі 1С;
• і т.д.

Рішення MEDTECH дозволяє централізовано, або через обмін з вашою МІС обліковувати всі надані послуги клініки: консультації, процедури, операції, пакети послуг та супутні сервіси. Розшифрюйте базову облікову інформацію. Система забезпечує контроль фінансової частини надання послуг:

• облік фактичних оплат та передплат;
• управління боргами та балансом пацієнтів.

MEDTECH також автоматизує розрахунок собівартості послуг з урахуванням витратних матеріалів, роботи персоналу, залучених ресурсів та інших складових. Це дає можливість аналізувати рентабельність як окремих так і комплексу надаваємих послуг, автоматично розраховувати рентабельність по напрямкам, лікарям та пслугам.

Більшість клінік зосереджується на залученні нових клієнтів, що призводить до втрати уваги до постійних клієнтів. При таких умовах навіть клініки з іделаьною репутацією та якістю надання послуг втрачають клієнтів, так як інші клініки працюють над тим, щоб залучити нових клієнтів до себе. Інша крайність – це кожногого тижня перевіряти базу інсуючих клієнтів на предмет їх активності.

Ми пропонуємо рішення:

1. у вас буде окремий розділ, де система сбиратиме автоматично всіх пацієнтів, які отримали хочаб одну послугу (в т.ч. консультцаійну);
2. система автоматично сегментуватиме всіх пацієнтів по їх активності, залученості і використанню послуг;
3. клієнти, які отримали або отримують регулярні послуги наприклад щорічне осблуговування) будуть мати план активності на перед, без ручного планування;
4. якщо активний клієнт стає не активний, або є ризик його втрати система сигналізуватиме про це окремо відповідальному співробітнику і заставлятиме його відновити комунікацію з клієнтом;
5. система пропонуватиме автоматично інші корисні послуги та/або активності, які сприяють залученню/підтримці відносин з пацієнтом.

Більшість клінік зосереджується переважно на залученні нових пацієнтів, через що робота з існуючою базою часто залишається поза системним контролем. Як наслідок навіть клініки з високою репутацією та якісним сервісом поступово втрачають пацієнтів, адже конкуренти активно працюють над їх переманюванням.

Інша крайність – це постійний ручний контроль бази пацієнтів, коли адміністратори або менеджери змушені щотижня/щомісяця перевіряти активність клієнтів, аналізувати історію звернень і самостійно визначати ризики втрати пацієнта. Це створює значне навантаження на персонал та не гарантує стабільного результату.

MEDTECH пропонує централізоване рішення для системного управління постійними пацієнтами та повторними продажами послуг:

• наше рішення автоматично сформує єдину базу всіх пацієнтів, які отримали хоча б одну послугу, включаючи консультації;
• пацієнти автоматично сегментуються за рівнем активності, залученості, регулярністю звернень та використанням послуг;
• для пацієнтів із регулярними послугами (наприклад, щорічні обстеження, супровідні програми чи планові процедури) система формує план подальших активностей без ручного планування;
• якщо активний пацієнт перестає звертатися до клініки або виникає ризик його втрати, система автоматично сигналізує про це відповідальному співробітнику та ініціює задачу на відновлення комунікації;
• MEDTECH автоматично здатний сформувати, та запропонувати релевантні додаткові послуги, профілактичні активності або комунікації, які допомагають підтримувати довгострокові відносини з пацієнтом та збільшувати повторні звернення до клініки.

Робота зі списанням витратних матеріалів – це робоча рутина, яка може призвести до некоректного розуміння собівартості послуг та/або завищення витрат при наданні послуг. Ключова перешкода (чому в більшості випадків допускається неточність) – це необхідність ручної роботи при списанні.

Ми пропонуємо спростити ваш процес, а саме:

а. формуйте специфікації до списання (це набір витратних матеріалів, котрий буде списаний автоматично, при факті надання послуг);

б. управляйте залишками в кабінетах/в операційному складі (тобто, якщо було використано більше матеріалів, але не списано то ви побачите розбіжність залишків);

в. система просигналізує, якщо обʼєм списання значно перевищує норму. Це допоможе або виявити людську помилку, або своєчасно розібратися в ситуації.

Зменшіть навантаження на команду, відповідальну за постачання, та забезпечте безперебійне функціонування клініки:

• автоматично формуйте заявки на закупівлю на основі мінімальних залишків на складі або запитів від медичного персоналу;
• отримайте автоматичне створення та відправлення замовлень постачальникам без ручного втручання;
• оприбутковуйте отримані товари безпосередньо на підставі замовлення постачальнику, без повторного ручного введення номенклатури;
• контролюйте статуси замовлень та своєчасність поставок в єдиному робочому просторі.

Спростіть роботу керівнику:

• автоматично формуйте платіжний календар та контролюйте майбутні платежі для запобігання касовим розривам;
• відстежуйте зміни цін, умов поставок та ефективність роботи постачальників без додаткового ручного контролю;
• аналізуйте закупівельну діяльність за категоріями товарів, підрозділами та постачальниками;
• автоматизуйте тендерні процедури та процес пошуку й оцінки нових постачальників.

У результаті клініка отримує прозорий і контрольований процес закупівель, мінімізує ризик дефіциту матеріалів та знижує адміністративні витрати на управління постачанням.

Спростіть роботу медичного персоналу та адміністрації:

• ведіть централізований облік палат, ліжок та їх поточного статусу (вільне, зайняте, заброньоване, на санітарній обробці, на технічному обслуговуванні тощо);
• фіксуйте обладнання, медичні вироби та витратні матеріали з прив’язкою до конкретної палати, ліжка або пацієнта;
• автоматизуйте списання використаних матеріалів під час перебування пацієнта в стаціонарі;
• контролюйте переміщення пацієнтів між палатами та відділеннями із збереженням повної історії перебування;
• ведіть календар зайнятості палат і ліжок у режимі реального часу для оперативного планування госпіталізацій;
• забезпечте швидкий пошук вільних місць з урахуванням типу палати, спеціалізації відділення та наявного обладнання.

Підвищте якість обслуговування та контроль інфраструктури:

• автоматизуйте планування та контроль технічного обслуговування палат, меблів і медичного обладнання;
• реєструйте сервісні звернення щодо несправностей, пошкоджень або потреб у додатковому оснащенні;
• контролюйте строки виконання заявок технічними службами та підрядниками;
• ведіть історію ремонтів, технічних оглядів і витрат на утримання кожної палати;
• отримуйте аналітику щодо завантаженості стаціонару, ефективності використання ліжкового фонду та витрат на обслуговування.

Спростіть процес створення, зберігання та управління медичною документацією відповідно до вимог МОЗ України та внутрішніх регламентів медичного закладу. Скоротіть час медичного персоналу на роботу з документами:

• автоматично формуйте медичні документи на основі даних, внесених до електронної медичної картки;
• використовуйте шаблони документів для різних напрямків діяльності клініки та спеціалізацій лікарів;
• забезпечте централізоване зберігання всієї медичної документації в єдиному електронному архіві;
• контролюйте версії документів та історію внесення змін.

Автоматизуйте створення обов’язкової медичної документації (листи виписки зі стаціонару; консультативні висновки лікарів; протоколи оглядів та медичних маніпуляцій).

MEDTECH автоматизує нарахування заробітної плати для лікарів, медичного персоналу та адміністрації на основі графіків роботи, наданих послуг, виконаних KPI та затверджених правил мотивації.

Побудуйте системну роботу з досвідом пацієнтів та перетворіть зворотний зв’язок на інструмент підвищення якості сервісу та зростання доходу клініки. Автоматизуйте збір зворотного зв’язку:

• запускайте автоматичні NPS-опитування після візиту, лікування або завершення кейсу пацієнта;
• збирайте оцінки сервісу, роботи лікаря, адміністрації та загального досвіду взаємодії з клінікою;
• використовуйте різні канали комунікації (SMS, email, месенджери) для підвищення рівня відповідей;
• централізовано зберігайте всі відгуки в картці пацієнта;
• оперативно реагуйте на негативний досвід за рахунок автоматичних нотифікацій і підказок щодо негативних відгуків;
• контролюйте час реакції та вирішення інцидентів.

Організуйте повноцінний процес надання страхових послуг на базі рішення MEDTECH та забезпечте централізоване управління страховими програмами для фізичних та корпоративних клієнтів.

Автоматизуйте роботу зі страховими договорами:

• створюйте, погоджуйте та ведіть облік страхових договорів в єдиній системі;
• контролюйте терміни дії договорів, страхових програм та доступних пакетів послуг;
• зберігайте повну історію взаємодії зі страхувальниками, застрахованими особами та корпоративними клієнтами;
• автоматизуйте процес внесення змін до договорів, додавання нових учасників та коригування умов обслуговування;
• забезпечте швидкий доступ до всіх документів, пов’язаних зі страховим обслуговуванням клієнта.

Автоматизуйте білінг страхових договорів (фінансовий облік послуг і оплат):

• автоматично списуйте ліміти страхових послуг при наданні медичної допомоги;
• контролюйте залишки страхового покриття в режимі реального часу;
• ведіть облік використаних послуг у розрізі договорів, програм, клієнтів та медичних закладів;
• автоматизуйте формування рахунків, актів та звітів для страхових компаній і корпоративних замовників;
• контролюйте перевищення лімітів та налаштовуйте правила погодження додаткових витрат.

Збільшуйте дохідність страхового напрямку:

• автоматизуйте процес своєчасної пролонгації страхових договорів;
• використовуйте нагадування та бізнес-процеси для утримання клієнтів перед завершенням терміну дії договору;
• виявляйте клієнтів із високим потенціалом для розширення пакета послуг або переходу на більш вигідні програми;
• запускайте автоматизовані кампанії з допродажу додаткових медичних та страхових сервісів;
• аналізуйте прибутковість страхових програм, рівень використання послуг та ефективність роботи з клієнтами.