Впровадження в стилі CROSS-FIT: Інтенсивно, Технологічно, Результативно

Для кого створена ця модель?

Модель розроблена для компаній, які:

• ще не мали досвіду впровадження CRM чи подібних систем;

• не мають власної технології або налагодженого підходу до інтеграції програмного забезпечення в бізнес-процеси;

• мають обмежене або неповне розуміння, як правильно оцифровувати внутрішні процеси;

• усвідомлюють, що власні спроби можуть бути неефективними, і шукають більш точні рішення та надійних виконавців.

Відсутність чіткого розуміння, які саме дії ведуть до успішного впровадження, призводить до неминучих втрат. Ви будете займатися не впровадженням, а процесом підбору дій, які надають прогрес впровадження. Як результат — строки затягуються, а бюджет зростає в кілька разів. Щоб краще усвідомити до чого призводить некваліфіковане впровадження уявіть майстра, який усе життя ремонтував автомобілі з ДВС, а тепер має обслуговувати електромобілі. Або кондитера-технолога, який раптом береться за переробку овочів. Знання начебто є, але зовсім не ті.

Ми прозоро так відкрито описуємо нашу технологію, щоб ви змогли її уявити, оцінити, обміркувати, можливо навіть спробувати її ефективність.

В основі нашої моделі — симбіоз трьох потужних підходів:

🏋️ Спортивна методика тренування атлетів:

• чіткий план дій;

• жорсткий контроль виконання;

• регулярна діагностика стану (у нашому випадку — стану проєкту).

🚀 Технологія SCRUM, що виникла як відповідь на мільярдні втрати у великих ІТ-компаніях:

• впровадження через короткі спринти;

• створення MVP на ранніх етапах;

• максимальна оптимізація стартових витрат для зниження ризиків.

 

PRE-PROJECT MOVES

1️⃣ КРОК 1: Формування очікувань (концепції проєкту)

Мета:

• зрозуміти бізнес-цілі клієнта та сформувати в команді pre-sales картину бізнес-задач;
• на стороні клієнта – сформувати довіру та мотивацію до проходження pre-sales процедури;

Що робимо:

• проводимо коротке експрес-інтерв’ю в телефонному режимі (або декілька), щоб виявити головну мету звернення;

• проводимо онлайн-презентацію, де показуємо релевантний досвід до задач, кейси, приклади рішень та результат їх впровадження > уточнюємо що сподобалося, що ні;

• збираємо більше “клієнтських болей” та переконань, що призвели до підбору нової CRM;

Результат етапу:

• прибираємо очевидно зайве (то, що зміщує фокус уваги і витрачає час, але не наближає до результату);
• наводимо різкість на головному, формуємо попередні очікування та мету впровадження;
• налаштовуємо спільне бачення наступних кроків та їх користь для проєкту;

3️⃣ КРОК 3: Демонстрація структури процесів та вимог

Мета:

• систематизувати та прозоро викласти вимоги, які нам вдалося “зчитати” на базі передпроєктної аналітики;
• сформувати візуальний файл, на який може опиратися замовник в тому, що ми розуміємо вимоги та очікування до рішення;

Що робимо:

• оформлюємо та презентуємо блок схему процесів, які були считані на базі аналізу;

• розʼяснюємо логіку та суть наповнення блок схеми процесів;

Результат етапу:

• представники замовника мають достатньо інформації, щоб переконатися в тому, що у нас однакове розуміння щодо структуру процесів, вимог та майбутнього проєкту;

4️⃣ КРОК 4: Формування та презентація MVP 

Мета:

• спростити загальний склад робіт до ключових задач, які дозволять отримати першу “перемогу”, та запустити процес повернення інвестицій вкладених у впровадження;
• створити або збільшити мотивацію команди впровадження фактом початку використання рішення;

Що робимо:

• виокремлюємо найцінніші процеси, зберігаючи правила впровадження MVP;

• презентуємо та аргументуємо склад MVP;

Результат етапу:

• представники замовника мають інструмент, та рішення що дозволяє принципово збільшити результативність впровадження;

5️⃣ КРОК 5:  Демонстрація прототипу адаптованого рішення

Мета:

• візуально продемонструвати то, як буде виглядати прототип налаштованої CRM до початку проєкту впровадження (так, ми налаштовуємо демо у відповідності до вимог замовника до початку співпраці);
• відповісти та закрити 100% клієнтських питань до початку впровадження;
• сформувати абсолютну прозорість пропозиції;

Що робимо:

• ретельно налаштовуємо та презентуємо демо-стенд, який адаптований до вимог клієнта;

• відповідаємо на всі питання під час презентації та після до стану “коли питань не залишиться;

Результат етапу:

• представники замовника мають повне розуміння функціонального рішення, яка ми пропонуємо як результат впровадження;

6️⃣ КРОК 6:  Презентація плану впровадження 

Наші клієнти не кажуть «довго». Чому? Тому що:

• строк проєкту ретельно розраховується, а потім погоджується з клієнтом;
• якщо запропонований строк виглядає завеликим, ми перепроєктовуємо його;

У результаті кожен строк, який бачить наш клієнт – це строк, з яким він згоден. А отже, для наших клієнтів проєкти не бувають «довгими».

Мета:

• презентувати точні строки впровадження та план реалізації проєкту (послідовність блоків впровадження);
• сформувати розуміння який блок робіт отримує замовник на якому етапі впровадження;

Що робимо:

• математично розраховуємо навантаження на всіх учасників проєкту впровадження, на базі цифр що вийшли готуємо та презентуємо діаграму Ганта по кожному блоку впроваждення;

Результат етапу:

• представники замовника мають повне розуміння загального строку впровадження, та строку кожного етапу впровадження;

7️⃣ КРОК 7:  Презентація складу робіт та бюджету впровадження

Мета:

• надати повне бачення структури проєкту впровадження, розділеного на етапи та функціональні блоки;
• продемонструвати бюджет кожного блоку, а також обсяг ресурсів (годин), запланованих для його реалізації;

Що робимо:

• презентуємо детальний склад проєкту впровадження у вигляді попередньо підготовленої таблиці «Склад впровадження», з поясненням кожного блоку робіт;

Результат етапу:

• Замовник отримує повне уявлення про всі складові проєкту, обсяг робіт, очікувані строки реалізації та необхідні ресурси для впровадження;

 

PROJECT MOVES 🎱

1️⃣ Початок впровадження: розподіляєо навантаження на команду

Мета:

• математично розрахувати навантаження на команду впровадження так, щоб забезпечити достатній ресурс всіх учасників для реалізації проєкту в закладені строки;

Що робимо:

• математично розраховуємо навантаження на кожного учасника проєкту з урахуванням необхідних нормативів. Та строго бронюємо закладений час за проєктом;

Результат етапу:

• строк проєкту підкріплений виділеними ресурсами, самі ресурси заброньовані. Тобто якщо в проєкті будуть відстуні затримки зі сторони Замовника, виконання проєкту в строк  – гарантоване.

2️⃣ Onboarding учасників проєкту

Мета:

• сформувати спільне розуміння (зі сторони Виконавця та зі сторони Замовника) про правила, нормативи впровадження, та спосіб експлуатації команди Інтегратора;

Що робимо:

• проводимо окрему онбординг зустріч де презентуємо все, що стосується майбутнів кроків та дій щодо проєкту;

Результат етапу:

• команди впровадження працюють з максимальною синхронізацією та спільним розумінням мети проєкту, спільних забовʼязань та плану дій;

3️⃣ Початок проєктної аналітики (формування ТЗ)

Розгорнуто модель послуги проєктної аналітики, формування опису вимог та формування технічного завадання описана в статті

Мета:

• опрацювати вимоги та задачі Замовника з метою мінімізації “сірих зон” і невизначеностей на старті впровадження;
• змоделювати бізнес-процеси клієнта в єдину логічну структуру та візуалізувати їх у вигляді блок-схем;
• деталізувати та конкретизувати вимоги до автоматизації шляхом їх текстової формалізації;
• забезпечити узгоджене бачення процесів автоматизації з боку як Замовника, так і Виконавця;

Що робимо:

• проводимо онлайн-інтерв’ю з учасниками проєкту;
• формуємо блок-схеми бізнес-процесів;
• описуємо вимоги до автоматизації в узгодженому форматі;
• презентуємо результати та проводимо сесію їхнього узгодження з командою Замовника;

Результат етапу:

• бізнес-процеси детально опрацьовані, що забезпечує прозорість і точність вимог для обох сторін;
• Замовник має чітке розуміння очікуваного функціоналу майбутнього рішення;
• знижуються ризики впровадження неактуальних або неефективних налаштувань;

4️⃣ Stage 0 – підготовка клієнтських баз та інтеграцій до впровадження 

Мета:

• оцінити валідність баз імпорту;
• оцінити коректність та ефективність підготовки технічної документації зі сторони клієнтських баз імпорту;

Що робимо:

• отримуємо бази імпорту від Замовника, перевіряємо їх на валідність і своєчасно усуваємо потенційні ризики затримок, повʼязані з імпортом даних;
• проводимо зустрічі з технічними спеціалістами зі сторони Замовника, які відповідають за інтеграцію з базами обміну;

Результат етапу:

• вилучаємо/принципово зменшуємо можливі причини затримку проєкту на старті;

5️⃣ Запускаємо процес стажування CRM спеціаліста

З детальним описом складу послуги можна ознайомитися за посиланням: https://qube-soft.com/solutions/pidbir-i-pidgotovka-crm-menedzhera-pid-klyuch/

Мета:

• забезпечити Замовника штатним CRM спеціалістом, який щможе займатися підтримкою та розвитком Creatio після завершення проєкту впровадження;

Що робимо:

• проводимо повноцінне стажування кандидата у відповідності до власних вимог та стандартів;

Результат етапу:

• вже під час проєкту Замовник отримує штатного спеціаліста, який може перехоплювати, реалізовувати побажання команди без залучення інтегратора;

6️⃣ Виконання першого спринту 

Мета:

• запустити процес повернення інвестицій шляхом фактичного використання придбаних ліцензій;
• отримати безперечний аргумент для стейкхолдерів/інвесторів щодо ефективності рішення впровадження;

Що робимо:

• забезпечуємо процес операційного впровадження придбаного рішення у відповідності до вимог Замовника;

Результат етапу:

• користувачі починають працювати в системі, формуючи базові навички використання;
• ключові представники Замовника отримують позитивний досвід впровадження та початкову експертизу з налаштувань у Creatio;
• команда готова до масштабування – створено міцну базу для переходу до наступних етапів впровадження.

7️⃣ Початок промислової експлуатації рішення

Мета:

• закріпити факт використання та експлуатації виконаного рішення на постійній та регулярній основі;

Що робимо:

• забезпечуємо всі необхідні умови для початку конмфортного використання рішення (навчання персоналу; активну підтримку початку експлуатації і т.д.);
• перевіряємо та контролюємо факт використання налаштованих блоків робіт;

Результат етапу:

• той, що було налаштовано використовується в повній мірі;
• Замовник екплуатує рішення та не вимагає залучення Інтегратора;

8️⃣ Підтримка, покращення та перехід до режиму автономності

Мета:

• забезпечити оперативне та ефективне внесення покращень і адаптацій відповідно до реальних умов роботи Замовника;

Що робимо:

• надаємо прямий канал комунікації з командою впровадження для швидкої постановки додаткових задач і змін;
• запускаємо окремий бізнес-процес для роботи с “задачами-покращенями” (що включає контроль якості та строків виконання зі сторони Замовника);

Результат етапу:

• команда Замовник має можливість швидко вносити та адаптувати рішення під нові потреби без впливу на стабільну експлуатацію рішення;

1. Весь процес, що описаний вище – є платним, чи є пункти (блоки), що ви робите безкоштовно?

Пункти 1-7 – є безкоштовними входять в pre-sales процедуру. Вони потрібні нам, як інтегратору, щоб:

• достатньо розібратися з вашими вимогами;
• переконатися що можемо реалізувати вимоги у відповідності до очікувань Замовника;
• порахувати бюджет, строки і ресурси проєкту;

2. Чи означає ваш SCRUM-підхід, що ми (клієнт) повинні мати внутрішню команду впровадження або Product Owner’а?

Зі сторони замовника обовʼязкові наступні ролі:

а. відповідальний за проєкт, або CRM manager (про то, як знайти і підібрати такого спеціаліста описано тут: Інструкція про найм CRM менеджера/координатора; Послуга, яка забезпечує процес підбору і підготовки CRM менеджера: Підбір і підготовка CRM менеджера “під ключ”);

б. учасники, які забезпечать надання бізнес-вимог (опишуть бізнес-процеси та вимоги до автоматизації);

в. учасники, які забезпечать надання, або доповнення технічних вимог (наприклад при інтеграції з обліковкою);

3. У чому саме полягає “спортивна” частина вашого підходу (цікавить механіка контролю й регулярності – звіти, метрики, фіксовані чекпойнти)?

Це чудове питання, технологія в деталях презентується та доноситься при запуску проєкта. В технологію входять:

• 5 клієнтських показника ефективності впровадження “Загальна успішність проєкту” або “Наявність режиму очікування” та 8 внутрішніх показників;
• оперативний звіт із представниками Замовника відбувається 2 рази на тиждень (Чт та Пнд);
• всі показник проєкту доступні в онлайн діаграмі Ганта, що оновлюється 2 рази на тиждень (Вт та Чт);
• в разі виявлення порушень Project Manager ініціює зустріч із відповідальним за проєкт для коригування ситуації;

4. На якому етапі ми побачимо перші результати (MVP) і хто вирішує, що в нього входить? 

Результат MVP ми, як інтегратор, надамо в розрахований і презентований Замовнику строк з точністю в 97,3% (середнє відхилення складає всього 5 днів на 180 днів строку реалізації). Склад MVP (тобто що увійде) визначає та презентує інтегратор, коригується та погоджується замовником.