LegalTech – готове рішення по автоматизації процесів юридичної компанії Creatio

Головна і єдина цільова аудиторія рішення – це юридичні компанії і адвокатські контори, які працюють по моделі “юридичного білінгу”. Рішення розроблялося на підставі глибокої аналітики задач і проблем, з якими стикаються різні користувачі, від керуючих партнерів до офіс менеджерів. Всі налаштування були перевірені на реальних кейсах. Тобто додаток розрахований на таких користувачів:

• Керуючі партнери і C-level менеджери. Для них додаток повністю вирішує питання операційного управління компанією і ключовими показниками бізнесу;
• Адвокати і юристи. Всі виконавці мають простий і легкий доступ до виконання робочих задач, відміток витраченого часу, автоматичного нарахування заробітної плати;
• Sales manager і Account manager. Співробітники, які працюють з клієнтами мають простий доступ до всіх витрат і балансу компанії-замовника. Дозволяє автоматизувати процеси які стосуються регулярних платежів;
• Документ менеджери і адміністратори. Рішення дозволяє сформувати звіт по клієнту за будь який період і за будь який тип витрат натисканням однієї кнопки.

Управління юридичними проєктами. Розділ дозволяє накопичувати всю операційну інфорамцію по юридичним проєктам компанії, дає можливість аналізувати ефективність кожного проєкту, к-ть активних проєктів, залучені ресурси та інші показники. 

Додавання робочих команд і налаштування прав. Якщоо над проєктом працює декілька команд, то це призводить до необхідності обмежувати деяких учасників проєкту в їх доступах до інформації проєкта (не бачити витрати, або не бачити платежі по проєкту). В нашому рішенні ви можете додати учасника кожної команди і налаштувати права доступів в межах конкретного проєкту:

Прописання ставок і автоматизація нарахування. Ми навчили систему автоматично визначати вартість (в тому числі і собівартість) юридичних задач, враховуючи рівень кваліфікації учасників задач, типів задач, контрактних умов клієнта та інших показників:

Реєстр договорів. Ви можете вести реєстр договорів  з привʼязкою до проєкту, в тому числі автоматизувати нагадування по строку дії договору, або статусу його підписання. Також рішення дозволить автоматизувати перевірку на максимальну суму договору/місячного обслуговування і нагадати про то, що сума виконаних робіт наближається до суму ліміту договору.

Білінг задач (юридичний білінг). Юридичний білінг – одна з ключових задач для автоматизації в юридичних компаніях. Наше рішення LegalTech суттєво спрощує процес ведення обліку:

• мінімізує витрати часу на внесення нових білінгових даних;
• запобігає втраті виконаних задач;
• усуває потребу в ручному зведенні рахунків за період;
• дозволяє будувати прогнози й аналітику на основі виконаної роботи.

Рішення дає змогу точно контролювати виконання задач – від моменту їх створення до завершення. Реалізовані механізми автоматичних перевірок:

• контроль перевищення допустимого часу виконання;
• виявлення значної різниці між датами створення й завершення задачі;
• нагадування про незавершені або «забуті» білінгові задачі;
• звірка табелю робочого часу та фактично відпрацьованих годин;
• перевірка відповідності контрактних умов наданих послуг (cap по часу або сумі нарахованих послуг і .д.);

Ключовий розділ рішення доцільніше демонструвати наживо, обсяг можливостей надто великий для стислого текстового опису:

Мультивалютність. Рішення дозволяє формувати рахунки, заводити витрати, або оплати від клієнтів в різних валютах, виконувати автоматичну конвертацію і вести облік в єдиній валюті проєкту/компанії. Можлива синхронізація з джерелами по визначенню актуального курсу до основної валюти системи.

Мобільний додаток або інтеграція з Чат-ботами. Для більшості практикуючих юристів зручність полягає у можливості фіксувати виконану роботу “на ходу” – наприклад, під час очікування на судове засідання або у перервах між зустрічами. Щоб задовольнити ці потреби, ми впроваджуємо мобільний додаток або чат-боти зі спрощеним інтерфейсом, які дозволяють швидко та зручно вносити необхідні дані без зайвих дій.

Додаткові витрати (або expenses). Щоб уникнути людських помилок — зокрема, ситуацій, коли окремі витрати не потрапляють до звіту чи рахунку клієнта, ви можете вести облік витрат з прив’язкою до відповідного проєкту. Це дозволяє враховувати всі додаткові витрати до витраченого часу, фіксувати витрати безпосередньо у зв’язці з конкретними білінговими задачами, та враховувати в майбутніх рахунках та звітах для клієнта:

Виставлення рахунків. У багатьох компаніях для формування рахунків та ведення їх обліку залучають окремих співробітників, які вручну збирають дані, що часто призводить до помилок і втрати часу. Рішення LegalTech автоматизує цей процес – достатньо просто обрати звітний період, і система Creatio самостійно згенерує рахунок, об’єднавши всі виконані задачі за вказаний проміжок. Це значно підвищує точність і швидкість виставлення рахунків клієнтам:

Внутрішні і зовнішні звіти. Рішення Legaltech побудоване так, що дозволяє автоматично сформувати звіт виконаної роботи для клієнта включаючи додаткові витрати. Потужний, базовий модуль аналітики Creatio дозволить побудувати онлайн дашборди для будь якого показника в системі:

Можливість інтеграції з обліковими системами. Завдяки відкритому API Creatio дозволяє виконати інтеграцію з будь якою зовнішньої системою, котра підтримую обмін REST API.

Аналітика, звіти, дашборди. Якщо у вас є мрія бачити ваше підприємтсов в телефоні, то наше рішення вас однозначно порадує. Живі (онлайн) дашборди, можливість створювати розумні фільтри з мультимовами (наприклад всі проєкти Команди 1, де напрацювали більше 100 годин) і т.д.: